8.1 Новая технология "Запросов"
Для поиска и анализа информации в системе реализован мощный механизм запросов, который позволяет самостоятельно
извлечь любую информацию из системы за любой период времени. В отличие от других программ, формирование запросов в системе
интуитивно понятно и не требует дополнительных знаний в информационных технологиях.
Используемая технология Базы Знаний позволяет самому пользователю извлечь любую информацию, имеющуюся в системе.
При этом пользователю не важно, как и где эта информация хранится в системе, весь запрос он формулирует только в терминах своей задачи.
Уникальной возможностью является использования обобщений, что позволяет оперировать классами сущностей (не требуется перечисления всех элементов,
входящих в класс) и существенно упращает построение сложных запросов.
Интерфейс формирования запросов не требует дополнительного изучения - он представляется такой же электронной карточкой,
как и карточка любого объекта, а содержание запроса составляется из параметров, используемых в описании.
Ответ получается в виде структурированной таблицы с возможностью экспорта данных в Miscrosoft Execel.
8.2 Что такое "Запрос"
Запрос позволяет выбрать из всех объектов, те объекты, которые
удовлетворяют определенным требованиям и выдать о них необходимую информацию.
Запрос формируется в виде некоторой запросной карточки, которая обладает
всеми свойствами обычной карточки. Результат запроса позволяет проанализировать
объекты по заданным параметрам.
Для построения запросов можно использовать готовые типовые запросы с последующей
их корректировкой, а также создать новый запрос. Любой созданный в системе
запрос может быть сохранен и в дальнейшем использован как типовой.
Запросная карточка имеет две закладки: "Запрос"
и "Ответ". В закладке "Запрос"
формируются требования, предъявляемые к отбираемым объектам. В закладке
"Ответ" отображаются выбранные объекты
с соответствующей информацией о них в табличной форме.
8.3 Закладка "Запрос"
Закладка "Запрос" представляет собой карточку,
которая всегда открывается в режиме редактирования. Редактирование содержания
запроса выполняется также как и редактирование обычной карточки.
Карточка запроса содержит объекты, которые должны быть выбраны, а также
условия их отбора. Для задания условий отбора объектов в неё необходимо
добавить соответствующие параметры и указать для них требуемые значения.
Для задания информации, которая должна быть выдана для отобранных объектов,
в карточку необходимо добавить соответствующие параметры без значений.
В качестве задаваемых параметров в запросе могут выступать те же параметры,
что и в любой электронной карточке для соответствующего типа объектов.
В отличие от обычной карточки параметры не разделены на закладки, и все
добавляются в один блок.
- Формирование запроса.
- Для формирования запроса используются команды: "Объект",
"Добавить параметр", "Дублировать параметр", "Удалить
параметр", "Отрицание", "Логическая операция",
"Свойства", с помощью которых можно указать в запросе объект
поиска, добавить или удалить параметр, установить отрицание, а также
добавить в запрос объединение нескольких параметров с помощью логического
"ИЛИ".
Если в качестве значения параметра выступает другой объект, то в запрос может быть добавлено описание этого объекта с указанием требуемых значений аналогично основному объекту поиска. При этом описание и сам объект должны быть связаны одинаковым индексом.
Для того чтобы добавить параметр в запрос, необходимо определить место, куда следует добавить этот параметр.
Параметры в запросе не сортируются, а вставляются в указанное место. В том случае, если Вы хотите добавить параметр в конец дерева параметров, щелкните мышью на названии "определение" объекта. Параметр может быть добавлен к любому объекту в описании.
В том случае, если Вы хотите добавить параметр как инструкцию для выполнения (императив), не привязывая его к объекту, то сделайте активным объект запроса.
8.4 Закладка "Ответ"
Ответ на запрос выдается в виде таблицы, в первой колонке
которой отображены отобранные объекты, а в последующих - характеристики
этих объектов, в соответствии с заданными в запросе параметрами.
Для печати отчета, созданного на основании запроса, могут быть использованы
средства системы, а также команда Excel из контекстного меню, позволяющая
распечатать отчет средствами Excel. Система передает результат запроса
в Excel. для дальнейшего редактирования и печати.
- Загрузка карточки объекта из отчета
- Для отобранного в результате запроса объекта возможна загрузка его карточки. Для этого щелкните два раза левой кнопкой мыши на строке, содержащей информацию о нужном объекте.
- Удаление элементов ответа.
- При необходимости в ответе можно удалить ненужные строки
для формирования отчета в табличном виде. Для этого необходимо нажать
клавиатурную комбинацию "Ctrl"+ "Y" или выбрать
пункт меню:
Редактирование --> Удалить.
8.5 Выполнение запроса
Выполнение запроса происходит в момент перехода от закладки
"Запрос" на закладку "Ответ". При этом запрос выполняется
только при изменении запроса. Это позволяет многократно просматривать
запрос и результат запроса, не выполняя его повторно. В том случае, если
в запросе производятся какие-либо изменения, он выполняется вновь. Таким
образом, при необходимости Вы можете уточнить условия запроса и выполнить
его повторно.
Для принудительного выполнения запроса выберите из меню команду:
Запросы --> Выполнить запрос
или нажмите клавишу "Ctrl" + "F3". Кроме того, вызвать эту команду можно, используя контекстное меню по правой кнопке мыши.
8.6 Создание запроса
Для построения запросов возможно использование готовых запросов
с последующей их корректировкой, а также создание новых запросов.
Любой созданный в системе запрос может быть сохранен и в дальнейшем использован
как типовой.
8.6.1 Создание запроса на основании типового запроса
Для создания запроса на основании типового запроса выберите из меню команду:
"Запросы"
или нажмите стрелку соответствующей клавиши на панели инструментов,
или нажмите функциональную клавишу "F3".
Появившееся меню (Рисунок 8.1) может содержать как сами запросы,
так и группы запросов. Для перехода к группе необходимо выбрать ее и нажать
клавишу "-->".
Рисунок 8.1. Типовые запросы.
Для загрузки типового запроса необходимо выбрать соответствующий запрос из списков. При этом предоставляется созданный и сохраненный ранее запрос. Пользователь может отредактировать этот запрос и сохранить его под новым именем. Созданный таким образом новый запрос появится в дальнейшем под этим именем в списке типовых запросов.
Список готовых запросов, используемых в системе
| Запросы по документам | |
| Все текущие приказы по подразделению | результатом выполнения запроса является список приказов, выпущенных в текущем периоде, по подразделениям. |
| Все текущие приказы по сотрудникам | результатом выполнения запроса является список приказов, выпущенных в текущем периоде, для данного сотрудника. |
| Незарегистрированный документ | результатом выполнения запроса является список документов, введенных в систему, но не зарегистрированных на текущий момент |
| Текущие приказы о направлении в командировку | результатом выполнения запроса является список текущих приказов о направлении в командировку. |
| Текущие приказы о приеме на работу внештатных сотрудников | результатом выполнения запроса является список текущих приказов о приеме на работу внештатных сотрудников. |
| Текущие приказы о приеме на работу внутренних совместителей | результатом выполнения запроса является список текущих приказов о приеме на работу внутренних совместителей. |
| Текущие приказы о приеме на работу | результатом выполнения запроса является список текущих приказов о приеме на работу (основных и внешних совместителей). |
| Текущие приказы о создании подразделений | результатом выполнения запроса является список текущих приказов о создании подразделений. |
| Текущие приказы об изменении штатного расписания | результатом выполнения запроса является список текущих приказов об изменении штатного расписания подразделений. |
| Запросы по подразделениям | |
| Численность подразделений | результатом выполнения запроса является список подразделений, численность которых превышает заданную, с указанием численности по подразделениям |
| Численность с подразделениями | результатом выполнения запроса является список подразделений, численность которых с учетом численности входящих в них подразделений превышает заданную, с указанием численности по подразделения |
| Ликвидированные подразделения | результатом выполнения запроса является список ликвидированных подразделений |
| Табель предприятия | результатом выполнения запроса является отчет "Сводный табель учета рабочего времени" для всех подразделений организации |
| Запросы по подразделениям --> Запросы по штатному расписанию | |
| Подразделения без вакансий | результатом выполнения запроса является список подразделений, в которых нет вакантных должностей на текущую дату. |
| Подразделения без сотрудников | результатом выполнения запроса является список подразделений, в которых определено штатное расписание, но нет сотрудников, работающих на текущую дату. |
| Подразделения с вакансиями | результатом выполнения запроса является список подразделений, в которых есть вакантные должности. |
| Штатная численность | результатом выполнения запроса является указание численности должностей (нормативной, фактической, вакантной) для всех подразделений без учета вложенных в него подразделений |
| Штатные позиции | |
| Запросы по сотрудникам --> Общие | |
| Женщины + несовершеннолетние дети | результатом выполнения запроса является список женщин - сотрудников, у которых есть дети моложе 14 лет |
| Женщины + стаж + дети | результатом выполнения запроса является список женщин, стаж которых на предприятии превышает 20 лет и у которых есть дети |
| Награды | результатом выполнения запроса является список сотрудников, имеющих награды |
| Невоеннообязанные | результатом выполнения запроса является список невоеннообязанных сотрудников предприятия |
| Паспортные данные | результатом выполнения запроса является список сотрудников предприятия с указанием их паспортных данных, а также номера страхового свидетельства и ИНН |
| Пенсионеры | результатом выполнения запроса является список сотрудников, которые оформили пенсию до указанной даты |
| Расчет выслуги | результатом выполнения запроса является список сотрудников, с указанием выслуги лет на указанную дату |
| Расчет пенсии льготной | результатом выполнения запроса является список сотрудников, для которых прогнозируется оформление льготной пенсии в указанном году |
| Расчет пенсии по возрасту | результатом выполнения запроса является список сотрудников, для которых прогнозируется оформление пенсии по возрасту в указанном году |
| Снятые с воинского учета | результатом выполнения запроса является список сотрудников, снятых с воинского учета на указанную дату |
| Сотрудники проживающие в Москве | результатом выполнения запроса является список сотрудников, проживающих в Москве |
| Запросы по сотрудникам --> Назначения | |
| Внешние совместители | результатом выполнения запроса является список сотрудников, являющихся внешними совместителями на указанную дату |
| Внутренние совместители | результатом выполнения запроса является список сотрудников, имеющих внутреннее совместительство на указанную дату |
| Надбавка за знание ин яз | результатом выполнения запроса является список сотрудников, имеющих определенные доплаты (за знание ин.языка) на указанную дату |
| Найти сотрудников по окончании назначения | результатом выполнения запроса является список сотрудников, имеющих окончание назначения или действия надбавки на указанную дату |
| Основные назначения сотрудников | результатом выполнения запроса является список сотрудников с указанием их основного назначения на указанную дату |
| Совмещения сотрудников | результатом выполнения запроса является список сотрудников с указанием их совмещений на указанную дату |
| Сотрудники, имеющие надбавки | результатом выполнения запроса является список сотрудников, имеющих любые доплаты на указанную дату. |
| Запросы по сотрудникам --> Отпуска | |
| В административном отпуске | результатом выполнения запроса является список сотрудников, которые находились в административном отпуске в заданный период времени. |
| Находятся в очередном отпуске | результатом выполнения запроса является список сотрудников, которые находятся в очередном отпуске в заданный период времени. |
| Находятся во внеочередном отпуске | результатом выполнения запроса является список сотрудников, которые находятся во внеочередном отпуске в заданный период времени. |
| Не использовано дней отпуска | результатом выполнения запроса является список сотрудников, у которых есть неиспользованные дни отпуска, с указанием отпуска и количества дней. |
| Отпуск по уходу | результатом выполнения запроса является список сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком на указанный период времени. |
| Шаблоны запросов | |
| Подразделение | шаблон запроса, на основании которого можно формировать запросы по подразделениям. |
| Приказ незарегистрированный | шаблон запроса, на основании которого можно формировать запросы по незарегистрированным документам. |
| Приказ текущий | шаблон запроса, на основании которого можно формировать запросы по текущим приказам. |
| Работающий сотрудник | шаблон запроса, на основании которого можно формировать запросы по работающим сотрудникам. |
| Сотрудник | шаблон запроса, на основании которого можно формировать запросы по сотрудникам. |
| Примечание: Любой созданный в системе запрос может быть сохранен и в дальнейшем использован как типовой. | |
8.6.2 Создание нового запроса
Рассмотрим создание нового запроса на примере запроса "Выбрать список работающих пенсионеров".
8.6.2.1 Шаг 1. Создание карточки нового запроса
Для создания нового запроса выберите из меню команду:
Запросы --> Новый запрос
или нажмите соответствующую клавишу на панели инструментов, или нажмите функциональные клавиши "Shift" + "F3". При этом система загружает карточку для формирования нового запроса.
8.6.2.2 Шаг 2. Добавление параметра "найти"
Создание нового запроса начинается с ввода параметра "найти". Параметр "найти" добавляется как обычный параметр. Отличие состоит в том, что данный параметр добавляется не к объекту, а в рабочее поле карточки. Для этого в рабочем поле карточки вызываем контекстное меню (См. Рисунок 8.2), нажав правую клавишу "мышки" и выбираем пункт "Добавить параметр".
Рисунок 8.2 Контекстное меню
В появившемся окне (См. Рисунок 8.3) выбираем параметр "найти".
Рисунок 8.3. Окно выбора параметра "найти"
Результатом будет окно, отображенное на Рисунке 8.4.
Рисунок 8.4. Результат добавления параметра "найти"
8.6.2.3 Шаг 3. Выбор "объекта поиска"
После добавления параметра "найти" необходимо выбрать в поле "что" объект поиска (См. Рисунок 8.5). Объект поиска - это объект, который выступает в качестве основного шаблона отбора объектов из Базы Знаний.
Рисунок 8.5 Выбор "объекта поиска"
8.6.2.4 Шаг 4. Добавление "объекта шаблона"
После этого, используя команду "Добавить объект" из контекстного меню (Рисунок 8.6), либо при помощи меню
Правка --> Объект
либо при помощи клавиатурной комбинации "Ctrl" + "+", выбирается сам объект-шаблон (См. Рисунок 8.7).
Рисунок 8.6. Контекстное меню
Рисунок 8.7. Выбор "объекта шаблона"
В результате происходит добавление в карточку запроса непосредственно объекта-шаблона (См. Рисунок 8.8)
Рисунок 8.8 Результат добавления "объекта шаблона"
|
Примечание: Описанные выше шаги по формированию запроса
можно упростить, выбрав из меню: |
8.6.2.5 Шаг 5. Добавление необходимого параметра
Параметры описания объекта-шаблона задаются так же, как и параметры описания обычного объекта, для этого используем команду "Добавить параметр" из контекстного меню (Рисунок 8.9). Добавление параметра происходит к конкретному объекту, поэтому предварительно должен быть выбран этот объект.
Рисунок 8.9 Контекстное меню
В появившемся окне Рисунок 8.10 выбираем необходимый нам параметр. В нашем примере это "оформление пенсии".
Рисунок 8.10 Выбор необходимого параметра
Рисунок 8.11 Результат добавления необходимого параметра
На Рисунке 8.11 отображен результат добавления необходимого параметра. При этом в качестве значений параметров возможно использование интервалов и полуинтервалов.
8.6.2.6 Шаг 8. Установка полуинтервала
Задаем "дату оформления" [В нашем примере - 01.08.2009.] и вызываем контекстное меню (См. Рисунок 8.12), для выбора полуинтервала.
Рисунок 8.12 Установка полуинтервала
8.6.2.7 Шаг 7. Связывание параметра "найти" с "объектом-шаблоном"
Объект в поле "что" параметра "найти" необходимо связать с объектом-шаблоном. Для этого в поле "что" необходимо выполнить команду "свойства" (Вызвав контекстное меню правой клавишей мышки См. Рисунок 8.13) и в появившемся диалоговом окне указать в поле "индекс" значение индекса, соответствующее индексу объекта-шаблона (См. Рисунок 8.14).
Рисунок 8.13 Вызов диалога "Свойства"
Рисунок 8.14 Связывание параметра "найти" с объектом-шаблоном
Рисунок 8.15 Готовый запрос "Выбрать список работающих пенсионеров"
8.6.2.8 Шаг 8. Результат обработки запроса
Для получения результата выбираем закладку "Ответ" (См. Рисунок 8.16)
Рисунок 8.16 Результат обработки запроса
Результат выполнения запроса выдается в виде таблицы. Принципы работы с таблицей описаны в разделе "Работа с таблицей".
- Дополнение:
- Параметры описания объекта-шаблона задаются так же, как
и параметры описания обычного объекта. При этом в качестве значений
параметров возможно использование интервалов и полуинтервалов.
Для выбора объектов без определенных параметров необходимо использовать такие параметры с отрицанием.
Для задания различных вариантов отбора объектов используется логическая операция "ИЛИ". Эта операция в сочетании с отрицанием также используется в случае необходимости выдачи значения параметра вне зависимости от того, есть он в карточке или нет (если не использовать логическую операцию "ИЛИ", то будут отобраны только те объекты, у которых данный параметр присутствует).
В запросе могут быть использованы и другие объекты, например в случае, когда необходимо отобрать объекты, имеющие связи с другими объектами с заданными характеристиками. Такие объекты добавляются аналогичным образом. Связь между объектами устанавливается при помощи команды "свойства", аналогично связыванию параметра "найти" с объектом-шаблоном.
В запросе также могут быть указаны операции над множествами: минимум, максимум, сумма, количество и др. Множественные операции могут быть использованы как над результатом запроса, так и для каждого объекта, если такой объект содержит множественные значения какого-либо параметра. В случае использования множественных операций над результатом запроса необходимо в карточку запроса добавить соответствующий параметр (например, "максимум") после параметра "найти". Затем для добавленного параметра указывается параметр описания объекта, для которого необходимо выполнить данное действие (для примера найти максимум). После выполнения запроса в этот параметр будет занесен результат.
Если необходимо использовать множественные операции над объектом, то соответствующий параметр добавляется к описанию объекта. Параметр, для которого производится расчет, указывается в качестве аргумента.
В Приложении 2 данного Руководства пользователя приведены примеры формирования запросов.
8.7 Операции над запросами
- В системе предусмотрены следующие операции над результатами выполнения двух запросов:
- добавление результатов второго запроса к результатам первого запроса;
- выбор результатов общих для первого и второго запросов;
- исключение из результатов первого запроса результатов второго запроса.
Данные операции выполняются только над результатами запросов. Для выполнения операции выберите из меню команду:
Запросы --> Операции над запросами
При этом появляется диалоговое окно "Операции над запросами" (см. Рисунок 8.17):
Рисунок 8.17 Операции над запросами
| Содержание полей. | |
| Операнд 1 и Операнд 2 | поля, содержащие списки выполненных в системе запросов. Из них пользователь выбирает два запроса, над которыми он будет проводить операции. Система не позволяет использовать в качестве Операнд 1 и Операнд 2 один и тот же запрос. |
| Добавить | операция, при которой осуществляется добавление результатов запроса, выбранного в качестве Операнда 2, к результатам запроса, выбранного в качестве Операнда 1. Результат операции помещается в Операнд 1. |
| Пересечь | операция, при которой в Операнд 1 помещаются общие значения, результатов первого и второго запросов. |
| Исключить | операция, при которой осуществляется исключение из результатов запроса, выбранного в качестве Операнда 1, результатов запроса, выбранного в качестве Операнда 2. Результат операции помещается в Операнд 1. |
| Закрыть | клавиша для выхода из режима. |
| Результат | После выполнения операции в таблице, являющейся ответом для запроса, выбранного в качестве Операнда 1, будет содержаться результат операции. Этот результат может быть распечатан аналогично любому результату запроса. |
8.8 Статистика
При выполнении запроса в строке состояния отображаются статистические
данные этого запроса: сколько элементов соответствуют критерию отбора.
Чтобы выдать статистику выполнения запроса в строку состояния можно воспользоваться
командой:
Запросы --> Статистика
или воспользоваться клавишами "Alt" + "F3".
8.9 Сохранение запроса в качестве типового запроса
Для сохранения данного запроса в качестве типового запроса выполните команду:
Файл --> Сохранить как
В появившемся диалоговом окне войдите в папку "Типовые
запросы", выберите соответствующую группу типовых запросов, введите
имя для нового запроса и расширение (.q).
Для того чтобы увидеть имена типовых запросов, сохраненных ранее, необходимо
в открывшемся окне выбрать тип файла Запросы (*.q) или Все файлы (*.*)
- для отображения всех сохраненных файлов.
После выполнения команды "Обновить списки" сохраненный запрос
можно выбрать в качестве типового запроса при создании нового запроса.
8.10 Экспорт результата в "Microsoft Excel"
Для дальнейшей обработки результата запроса его можно экспортировать в Microsoft Excel. Для этого в контекстном меню таблицы необходимо выбрать команду "Excel". В Microsoft Excel будет передано содержимое таблицы с учетом всех изменений в ней (без скрытых колонок и строк и с учетом сортировки).