7.1 Формирование отчетов
В системе реализована печать отчетов средствами Microsoft Word и Excel.
Поддержана печать двух видов отчетов: отчеты на основании некоторой карточки
(печать любой карточки, в том числе и документа) и статистические отчеты,
которые не требует открытия карточки, а выполняются на основе всей информации,
содержащейся в Модели (например, "Дни рождения сотрудников").
Такие отчеты обычно выполняются на определенную дату или интервал времени.
Для печати отчета первого типа откройте электронную карточку объекта,
на основании которого будет печататься отчет (например, карточку соответствующего
документа), а затем выберите команду
"Отчеты"
или нажмите соответствующую клавишу на панели инструментов,
или нажмите клавиатурную комбинацию "Shift" + "F4".
В открывшемся списке (См. Рисунок 7.1) выберите необходимый отчет.
При выполнении отчета система создает документ в формате Microsoft Word
и вызывает сам Microsoft Word для дальнейшей печати или редактирования,
если такое необходимо.
Рисунок 7.1"Отчеты"
При выполнении отчета система создает документ в формате Microsoft Word и вызывает сам Microsoft Word для дальнейшей печати или редактирования, если такое необходимо.
Списокь отчетов, используемых в системе "Персонал"
| График отпусков | |
| График отпусков для подразделения с вложенными ( Т7 ) | печать графика отпусков сотрудников всех вложенных подразделений в соответствии со стандартной формой Т7. |
| График отпусков для подразделения с вложенными ( Т7 )(шаблон) | печать шаблона графика отпусков сотрудников всех вложенных подразделений в соответствии со стандартной формой Т7. |
| График отпусков для подразделения ( Т7 ) | печать графика отпусков сотрудников подразделения в соответствии со стандартной формой Т7 |
| График отпусков для подразделения ( Т7 )(шаблон) | печать шаблона графика отпусков сотрудников подразделения в соответствии со стандартной формой Т7 |
| День рождения | |
| Внимание, день рождения | Выводится отчет о сотрудниках, день рождения которых попадает в заранее указанный интервал времени от текущей даты. |
| Дни рождения сотрудников | На печать выводится список сотрудников с указанием дня рождения. Для более удобного просмотра возможно ввести интервал дат, выводить список по подразделениям или без них, рассчитывать возраст на определенный год. |
| Юбиляры | Печатается отчет, содержащий список сотрудников, у которых юбилей попадает в указанный год. Список отображает принадлежность сотрудника к соответствующей категории должностей. |
| Диаграммы | |
| Возрастной состав организации | создание диаграммы, показывающей возрастной состав организации |
| Распределение возрастного состава по видам подразделения | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по видам подразделения |
| Распределение возрастного состава по категориям должностей | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по категориям должностей |
| Распределение возрастного состава по подразделениям | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по подразделениям |
| Распределение отпусков | создание диаграммы, показывающей распределение отпусков сотрудников |
| Распределение по отраслям науки | создание диаграммы, показывающей распределение сотрудников по отраслям науки |
| Распределение поступления сотрудников по годам | создание диаграммы, показывающей распределение поступления сотрудников по годам |
| Распределение численности по видам подразделения | создание диаграммы, показывающей распределение численности по видам подразделения |
| Распределение численности по категориям должностей | создание диаграммы, показывающей распределение численности по категориям должностей |
| Распределение численности по подразделениям | создание диаграммы, показывающей распределение численности по подразделениям | Отчеты по численности |
| Средняя численность за месяц | печать средней численности за месяц |
| Средняя численность совместителей за месяц | печать средней численности совместителей за месяц |
| Печать карточки | |
| Карточка научного работника (Т4) | печать карточки научного сотрудника в соответствии со стандартной формой Т4. |
| Карточка подразделения с вложенными | печать информации из карточек всех вложенных подразделений. |
| Карточка подразделения | печать информации из карточки подразделения. |
| Карточка сотрудника (T2) | печать карточки сотрудника в соответствии со стандартной формой Т2. |
| Карточка сотрудника Т2(ВУР) | печать карточки сотрудника в соответствии со стандартной формой военно-учетного работника Т2(ВУР). |
| Трудовой договор | Печатается трудовой договор с выбранным сотрудником. |
| Печать приказа | |
| 'Приказ' | печать содержимого приказа произвольной формы |
| 'Приказ (список)' | печать содержимого произвольного приказа списком |
| Дисциплинарное взыскание | Печать приказа с формулировкой о дисциплинарном взыскании. |
| Изменение штатного расписания (форма 1) | Печать приказа, в котором отражены изменения в ШР относительно предыдущей сохраненной версии ШР. Вид - таблица с разделением по видам категорий персонала. |
| Изменение штатного расписания (форма 2) | Печать приказа, в котором отражены изменения в ШР относительно предыдущей сохраненной версии ШР. Вид - таблица с разделением по видам категорий персонала. Вид - заполненный бланк с последовательным перечислением изменений в ШР. |
| Командировка служебное задание (Т10а) | печать служебного задания в соответствии со стандартной формой Т10а |
| Командировка сотрудника (Т9) | печать содержимого приказа о направлении сотрудника в командировку, в соответствии со стандартной формой Т9. |
| Командировочное удостоверение (Т10) | печать командировочного удостоверения в соответствии со стандартной формой Т10 |
| Отпуск записка-расчет (Т60) | печать записки расчета отпуска в соответствии со стандартной формой Т60 |
| Отпуск сотрудника (Т6) | печать содержимого приказа о предоставлении отпуска сотруднику в соответствии со стандартной формой Т6 |
| Отпуск сотрудников списком (Т6а) | печать содержимого приказа о предоставлении отпуска списку сотрудников в соответствии со стандартной формой Т6а |
| Перевод сотрудника (Т5) | печать содержимого приказа о переводе сотрудника в соответствии со стандартной формой Т5 |
| Перевод сотрудников списком (Т5а) | печать содержимого приказа о переводе списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т5а |
| Поощрение сотрудника (Т11) | Печать приказа на поощрение сотрудника. |
| Поощрение сотрудников списком (Т11а) | Печать приказа на поощрение для списка сотрудников. |
| Прием на работу (Т1) | печать содержимого приказа о приеме на работу сотрудника в соответствии со стандартной формой Т1 |
| Прием на работу списком (Т1а) | печать содержимого приказа о приеме на работу списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т1а |
| Увольнение записка-расчет (Т61) | печать записки-расчета при увольнении сотрудника в соответствии со стандартной формой Т61 |
| Увольнение сотрудника (Т8) | печать содержимого приказа об увольнении сотрудника в соответствии со стандартной формой Т8 |
| Увольнение сотрудников списком (Т8а) | печать содержимого приказа об увольнении списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т8а |
| Списки сотрудниковОтчеты | |
| Внимание, заканчиваются назначения | печать списка сотрудников, у которых заканчиваются назначения |
| Выслуга лет | печать списка сотрудников с выслугой лет на заданную дату |
| Сотрудники по дате окончания назначения | печать списка сотрудников по дате окончания назначения |
| Сотрудники по подразделениям | печать списка сотрудников по подразделениям |
| Сотрудники с должностями по подразделениям | печать списка сотрудников по подразделениям с указанием должностей |
| Штатное расписание | |
| Распределение должностей и численности по разрядам по ШР | печать распределения должностей и численности по разрядам по ШР. |
| Распределение должностей по квалиф уровням по ШР | Печать отчета о распределении численности должностей по квалификационным уровням ПКГ. |
| Распределение численности по разрядам по ШР (диаграмма) | создание диаграммы, показывающей распределение численности по разрядам по ШР |
| Фонд заработной платы по ШР | Отчет о фонде заработной платы по текущему ШР на указанную дату или по планируемому ШР. |
| ШР для подразделения (Т3) | Печать штатного расписания для всех вложенных подразделений в соответствии со стандартной формой Т3. Предоставлена возможность настройки печати надбавок. |
| ШР для подразделения (с надбавками) | печать штатного расписания подразделения в соответствии со стандартной формой Т3 с надбавками. Предоставлена возможность настройки печати надбавок. |
| ШР для подразделения | печать штатного расписания подразделения по специализированной форме, предложенной предприятием. Предоставлена возможность настройки печати надбавок. |
| ШР по видам персонала | печать штатного расписания подразделения по специализированной форме, предложенной предприятием. Предоставлена возможность настройки печати надбавок. |
| ШР с сотрудниками | печать штатного расписания подразделения по специализированной форме с сотрудниками, работающими в подразделении |
| Печать приказов на карточке | Открывает диалог с перечнем всех приказов в системе, связанных с объектом, карточка которого открыта в данный момент. |
| Справка с места работы | печать справки с места работы для сотрудника (работающего или уволенного) |
Примечание: Перечень отчетов постоянно пополняется. При возникновении потребности в специфическом отчете, который нельзя реализовать средствами системы, обращайтесь к разработчикам системы.
Склонение существительных в документах
При печати различных отчетов необходимо отражать некоторую информацию в соответствующих падежах. Для поддержки этой функции существует файл, в котором даны все перечисленные понятия, встречающиеся в системе во всех падежах: именительном, родительном, дательном, винительном, творительном и предложном. При создании новой должности, нового подразделения и т.д. необходимо внести в этот файл новое понятие. Для этого необходимо выбрать операцию Склонения для печати и добавить новое понятие во всех падежах. В том случае, если для некоторого понятия не будут введены склонения, это понятие всегда будет печататься в отчете в именительном падеже. Добавление склонения для ФИО требуется только в том случае, если фамилия, имя или отчество сотрудника не склоняется по правилам склонения ФИО русского языка.
7.2 Диаграммы
Среди статистических отчетов, которые не требуют открытия карточки, можно выделить графические отчеты –- диаграммы. Такие отчеты выполняются в MS Exсel и используют макросы. Если в Exсel по умолчанию установлен слишком высокий уровень безопасности, то макрос не отработает и отчет не будет отпечатан.
В этом случае пользователю следует изменить уровень безопасности.
Для это нужно в меню выбрать:
Сервис --> Макрос --> Безопасность
и в закладке Уровень безопасности выбрать средний или низкий уровень безопасности (подробнее см. документацию по MS Exсel).
Рисунок 7.2 Пример диаграммы
7.3 Редактирование формы отчета
В системе реализован механизм быстрого подключения и использования отчетов. Существующие в системе отчеты хранятся в папке "Отчеты", где могут быть сгруппированы как удобно пользователю. Для каждого отчета существует шаблон, представляющий собой RTF-файл. Этот файл имеет обычную структуру и содержит специальные символы для интеграции данных. Пример такого файла представлен ниже.
Дата составления |
Табельный номер |
Идентификационный номер Налогоплательщика |
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
Алфавит |
Характер работы |
Вид работы (основная, по совместительству) |
Пол (мужской, женский) |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Примечание | "Ъ" - специальный символ для интеграции данных. Вместо него будут подставлены реальные данные, у которых шрифт, размер, написание будут такие же, как и в заменяемом символе. Для системы важен порядок расположения этих символов. |
| "$" - символ начала раздела. |
В форме можно использовать все возможности по редактированию
и оформлению документов. Все формы располагаются в директории "FORM"
и имеют расширение "*.frm". Редактирование форм осуществляется
при помощи MS Word. Название предприятия и другие его атрибуты являются
константной частью формы и могут быть заменены пользователем. Добавление
нового отчета происходит путем простого копирования файла отчета в папку
"Отчеты" и его шаблона в папку "FORM".
В данной версии самостоятельное создание отчетов возможно только с помощью
системы запросов. При возникновении потребности в специфическом отчете,
который нельзя реализовать средствами системы, обращайтесь к разработчикам
системы.
7.4 Операция «Печать приказов»
Операция «Печать приказов» предназначена для быстрого просмотра и печати приказов
по отдельному сотруднику или подразделению. Операция вызывается кнопкой 
при открытой карточке сотрудника или подразделения.
Рисунок 7.3. Диалог «Печать приказов»
Приказы отображаются в хронологическом порядке: от самого последнего, до самого первого приказа. Для печати приказа в универсальной форме необходимо два раза щелкнуть на требуемом приказе, после чего система сгенерирует соответствующий приказ и загрузит его в Microsoft Word. Для печати приказа можно выбрать необходимую форму из списка печатных форм. Для этого нажмите правой клавишей мыши на необходимом приказе и система предложит полный список печатных форм из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. По правой клавише мыши открывается меню со списком возможных приказов, из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. Система откроет приказ только на имя выделенного сотрудника, даже если приказ содержит список сотрудников.
Рисунок 7.4. Меню «Печати приказов»