11. ОТЧЕТЫ

Содержание...

11.1  Печать отчетов

В системе реализована печать отчетов средствами Microsoft Word и Excel. Поддержана печать двух видов отчетов: отчеты на основании некоторой карточки (печать любой карточки, в том числе и документа) и статистические отчеты, которые не требует открытия карточки, а выполняются на основе всей информации, содержащейся в Модели (например, "Дни рождения сотрудников"). Такие отчеты обычно выполняются на определенную дату или интервал времени.
Для печати отчета первого типа откройте электронную карточку объекта, на основании которого будет печататься отчет (например, карточку соответствующего документа), а затем выберите соответствующую команду. Для статистических отчетов открывать карточку не требуется.

При выполнении отчета система создает документ в формате Microsoft Word (или Microsoft Excel) и вызывает сам Microsoft Word (или Microsoft Excel) для дальнейшей печати или редактирования, если необходимо.

При печати различных отчетов необходимо отражать некоторую информацию в соответствующих падежах. Для поддержки этой функции существует файл, в котором даны все перечисленные понятия, встречающиеся в системе во всех падежах: именительном, родительном, дательном, винительном, творительном и предложном. При создании новой должности, нового подразделения и т.д. необходимо внести в этот файл новое понятие. Для этого необходимо выбрать операцию "Склонения для печати" и добавить новое понятие во всех падежах. В том случае, если для некоторого понятия не будут введены склонения, это понятие всегда будет печататься в отчете в именительном падеже. Добавление склонения для ФИО требуется только в том случае, если фамилия, имя или отчество сотрудника не склоняется по правилам склонения ФИО русского языка.

11.1.1 Журнал отчетов

Отчеты доступны через специализированный диалог "Журнал отчетов" (рис.11.2).

Вызов:
Персонал-Биз Персонал-Про
По кнопке на Панели инструментов. Меню → Отчеты.



Рисунок 11.1. Журнал отчетов

Кнопки диалога:
Кнопка Название Функция
Выполнить По этой кнопке загружается отчет.
Выход Закрывает диалог.

При открытии диалога по умолчанию отображаются все группы отчетов. Чтобы отфильтровать отчеты по данной группе, необходимо выбрать ее в верхней области диалога:

11.1.2 Меню "Печать"

Вызов:
Персонал-Биз Персонал-Про
Меню → Отчеты. По кнопке на основной панели инструментов.
По нажатию клавиатурной комбинации "Shift" + "F4".

Персонал-Биз Персонал-Про Персонал-Вуз



Рисунок 11.2.1. Меню "Отчеты" BIZ



Рисунок 11.2.2. Меню "Отчеты" PRO



Рисунок 11.2.3. Меню "Отчеты" VUZ

Альтернативным способом является использование операции "Печать приказов" при открытой карточке объекта (сотрудник, подразделение). При этом открывается перечень всех приказов, связанных с объектом, чья карточка в данный момент открыта. В этом списке аналогичным способом по правой кнопке мыши открывается указанное меню печати.

11.2 Диаграммы

Среди статистических отчетов, которые не требуют открытия карточки, можно выделить графические отчеты –- диаграммы. Такие отчеты выполняются в MS Exсel и используют макросы. Если в Exсel по умолчанию установлен слишком высокий уровень безопасности, то макрос не отработает и отчет не будет отпечатан. В этом случае пользователю следует изменить уровень безопасности. Для этого нужно в меню выбрать: Сервис → Макрос → Безопасность и в закладке Уровень безопасности выбрать средний или низкий уровень безопасности (подробнее см. документацию по MS Exсel).



Рисунок 11.3. Пример диаграммы

11.3 Редактирование формы отчета

В системе реализован механизм быстрого подключения и использования отчетов. Существующие в системе отчеты хранятся в папке "Отчеты", где могут быть сгруппированы как удобно пользователю. Для каждого отчета существует шаблон, представляющий собой RTF-файл. Этот файл имеет обычную структуру и содержит специальные символы для интеграции данных. Пример такого файла представлен ниже.

Дата составления

Табельный номер

Идентификационный номер Налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Характер работы
Вид работы (основная, по совместительству)
Пол (мужской, женский)
 
Ъ
Ъ
Ъ
Ъ
Ъ
Ъ
Ъ


$
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА №
 
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
    Трудовой договор (контракт) номер Ъ
      дата Ъ
 
1. Фамилия Ъ____________ Имя Ъ_______________________ Отчество Ъ____________________
 
          Код
2. Дата рождения ЪЪЪ_______ ___________________ _____________________    
 
день, месяц, год
   
3.Место рождения Ъ___________________________________________________ по ОКИН  
4. Гражданство Ъ____________________________________________________ по ОКИН  
5.Знание иностранного языка Ъ_________________   Ъ______________________    
 
наименование
 
степень знания
   
$

Фрагмент шаблона личной карточки сотрудника

Примечание "Ъ" - специальный символ для интеграции данных. Вместо него будут подставлены реальные данные, у которых шрифт, размер, написание будут такие же, как и в заменяемом символе. Для системы важен порядок расположения этих символов.
"$" - символ начала раздела.

В форме можно использовать все возможности по редактированию и оформлению документов. Все формы располагаются в директории "FORM" и имеют расширение "*.frm". Редактирование форм осуществляется при помощи MS Word. Название предприятия и другие его атрибуты являются константной частью формы и могут быть заменены пользователем. Добавление нового отчета происходит путем простого копирования файла отчета в папку "Отчеты" и его шаблона в папку "FORM".
В данной версии самостоятельное создание отчетов возможно только с помощью системы запросов. При возникновении потребности в специфическом отчете, который нельзя реализовать средствами системы, обращайтесь к разработчикам системы.

Содержание | Наверх