7. КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Содержание...

При создании операции без приказа через "Менеджер операций" в его закладках отображаются все доступные операции, как по сотрудникам, так и по подразделениям. При формировании приказа система отображает закладки либо по сотрудникам, либо по подразделениям - в соответствии с тематикой приказа. Операции по работе с приказами сгруппированы в меню "Приказы" (рисунок 7.1).



Рисунок 7.1. Меню "Приказы"

Вызов:
Персонал-Биз Персонал-Про Персонал-Про (ЭД)
- Открыть Менеджер операций. Вызвать операцию "Приказ-формирование".

Внимание! При создании операции без приказа в диалоге "Менеджер операций" кнопка для сохранения новой позиции называется , а при формировании приказа - !

7.1 "Менеджер операций" PRO

Вызов операции осуществляется по команде:

Назначение:
Система позволяет проводить любую кадровую операцию, не создавая документа (приказа), а указав только номер и дату регистрации бумажного документа, на основании которого проведена данная операция.

Вызов PRO:
Вариант 1. Меню → Операции → Менеджер операций.
Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Менеджер операций.
Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов.

При вызове операции, появляется диалог "Менеджера операций" (рисунок 7.2). В этом диалоге осуществляется ввод необходимой кадровой операции. По клавише "Добавить" система предлагает ввести номер и дату регистрации бумажного документа (рисунок 7.3), на основании которого проводится данная кадровая операция. При выборе клавиши "ОК" данные сразу заносятся в систему, при выборе клавиши "Отмена", операция проведена не будет.
При работе с приказом в "Менеджере операций" по клавише "Добавить" осуществляется добавление данных в карточку открытого приказа, и изменения произойдут в системе только после его регистрации.
"Менеджер операций" позволяет осуществлять любые кадровые операции, проводимые на основании разных приказов, не выходя из диалога.



Рисунок 7.2. Менеджер операций



Рисунок 7.3. Задание номера и даты документа.

Описание работы кадровых операций в системе дано на примере работы с приказами.

7.2 Операции по приказам PRO

Все приказы делятся на три вида: приказы по сотрудникам, приказы по подразделениям и приказы на командировку, каждый вид приказа формируется в отдельном документе.
В приказах по сотрудникам могут присутствовать любые приказы по сотрудникам, кроме приказа на командировку, состав приказа определяется пользователем. В приказе по подразделениям могут присутствовать любые приказы по подразделениям, состав приказа определяется пользователем. Приказ на командировку содержит только операции направления в командировку и не может содержать другие кадровые операции. Формирования каждого вида приказа осуществляется через свой диалог формирования приказа.
Приказ всегда формируется на открытой карточке созданного приказа, причем система сама определяет, какой диалог формирования приказа должен быть вызван. В том случае, если формирование приказа вызвано сразу при создании нового приказа (пометка в поле "формирование приказа"), система загружает карточку созданного приказа автоматически и выводит соответствующий диалог формирования приказа. Если же приказ был создан ранее и не сформирован (отсутствие отметки в поле "формирование приказа" при создании нового приказа), то прежде чем приступить к формированию приказа, необходимо открыть карточку этого приказа, а затем вызвать диалог формирования приказа.

Вызов PRO:
Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - формирование при открытой карточке черновика приказа.
Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - формирование.
Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов.

В зависимости от вида формируемого документа, система предложит диалог "Формирование приказа по общей форме" или диалог "Формирование приказа на командировки".
Выбор кадровой операции осуществляется по закладкам. Каждая закладка диалогового окна соответствует одной кадровой операции. После заполнения приказа по клавише "Добавить" соответствующий текст заносится в распорядительную часть формируемого приказа. Кадровые операции могут быть выбраны в любой последовательности и определяются только текстом документа.

7.3 "Приказ - создание черновика" PRO

Назначение:
Операция "Приказ - создание черновика" осуществляет создание нового приказа в системе.

Вызов PRO:
Вариант 1. Меню → Операции → Приказ - создание черновика.
Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказ - создание черновика.
Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов.

При вызове операции, появляется диалог создания приказа для ввода констатирующей части приказа:



Рисунок 7.4. Создание нового черновика приказа

Поля диалога:
Поле Назначение
# Временный идентификатор В это поле вводится идентификатор незарегистрированного приказа. Поле должно быть обязательно заполнено.
По фирме В этом поле из справочника выбирается фирма, по которой создается приказ.
# Вид документа В этом поле из справочника выбирается вид приказа:
  • приказ по сотрудникам;
  • приказ по подразделениям;
  • приказ на командировку.
    Поле должно быть обязательно заполнено.
  • Заголовок приказа В это поле вводится реквизит приказа "Заголовок к тексту".
    Общий текст В это поле вводится констатирующая часть приказа.
    Визы По кнопке раскрывается список, в котором отмечаются сотрудники, чьи визы печатаются в текущих документах.
    Рассылка По кнопке раскрывается список, в котором отмечаются подразделения, в которые должна быть осуществлена рассылка, для печати в приказах.
    Формирование приказа Пометка в этом поле вызывает диалог формирования приказа, после нажатия кнопки "ОК"

    Результат:
    Если нет пометки в поле "формирование приказа", система создает новый приказ без содержательной части. Если пометка "формирование приказа" есть, в зависимости от выбранного вида документа вызывается диалог "Формирование приказа" или "Командировка" для создания содержательной части приказа .

    По кнопке открывается закладка "Печать" диалога "Настройка фирмы" для настройки виз и рассылки.

    7.4 "Приказ - формирование" PRO

    При выборе операции "Приказ - формирование" система предлагает диалоговое окно для формирования приказа, позволяющее сформировать приказ по сотрудникам/подразделению любого содержания путем набора кадровых операций, допустимых в системе.

    Если необходимо ввести несколько операций по одному приказу, для добавления позиции в черновик следует нажать кнопку внизу диалога справа от поля Выберите позицию приказа для редактирования и двойным щелчком левой кнопки мыши выбрать позицию "новая операция" (рис.7.5). Затем ввести содержание, выбрав соответствующую закладку Менеджера операций. Сохранение новой позиции в черновике осуществляется по кнопке .



    Рисунок 7.5. Выбор позиции приказа для добавления/редактирования

    Сформированный приказ может быть распечатан. Кроме того, незарегистрированный приказ может быть откорректирован или удален из системы.
    По окончании формирования приказа следует закрыть диалог. Все введенные в диалоге кадровые операции будут занесены в карточку данного приказа.

    Внимание: Выполненные изменения в электронной карточке сотрудника вступают в силу только после регистрации приказа!

    7.4.1 "Приказ - формирование" по сотрудникам PRO

    Назначение:
    Операция "Приказ - формирование" для приказа по сотрудникам позволяет сформировать распорядительную часть текста приказа по личному составу.



    Рисунок 7.6. Формирование приказа по сотруднику

    Закладки диалога формирования приказа по сотрудникам приведены в таблице.

    Закладки:
    Закладка Назначение
    "принять"
    "назначить\перевести"
    "установить надбавку"
    "изменить оклад"
    "уволить\отменить"
    "отпуск\отозвать"
    "командировка"
    "фамилия"
    "больничный лист"
    "текст"
    "перевести сотрудников"

    7.4.2 "Приказ - формирование" по подразделениям PRO

    Назначение:
    Операция "Формирование приказа" для приказа по подразделениям позволяет сформировать распорядительную часть текста кадрового приказа по подразделениям.



    Рисунок 7.7. Формирование приказа по подразделениям

    Закладки диалога формирования приказа по подразделениям приведены в таблице.

    Закладки:
    Закладка Назначение
    "создать"
    "переподчинить"
    "ликвидировать"
    При переходе на эту закладку открывается "Менеджер штатного расписания"
    "текст"

    7.5 Редактирование и удаление черновика приказа PRO

    Назначение:
    Система позволяет отредактировать содержательную часть черновика приказа, в том числе добавить в нее новые операции или удалить ненужные. Если отпала необходимость в создании данного приказа до его регистрации, черновик можно удалить целиком.

    Для редактирования распорядительной части незарегистрированного приказа необходимо открыть карточку этого приказа на закладке "черновики" левой панели (рис.7.8) и вызвать диалог формирования приказа.



    Рисунок 7.8. Открытие карточки черновика приказа на закладке "черновики"

    Вызов для редактирования черновика:
    Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - формирование при открытой карточке черновика приказа.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - формирование при открытой карточке черновика приказа.
    Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов при открытой карточке черновика приказа.

    В зависимости от вида черновика приказа, система предложит соответствующий диалог формирования приказа. По кнопке внизу диалога справа от поля Выберите позицию приказа для редактирования открывается список кадровых операций этого приказа, доступных для редактирования. При двойном нажатии левой кнопки мыши на нужной позиции система откроет соответствующую закладку диалога и загрузит в нее поля выбранной операции для редактирования. Сохранение внесенных в черновик изменений осуществляется по кнопке .

    Для ввода новой операции в приказ надо в списке позиций приказа выбрать позицию "новая операция". Переход к другой закладке Менеджера операций в ходе редактирования данной позиции запрещен.

    Позиция может быть удалена из черновика приказа по кнопке .

    Вызов для удаления черновика:
    Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - удаление черновика.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - удаление черновика.

    В открывшемся диалоге (рис.7.9) необходимо из списка выбрать черновик приказа и нажать .



    Рисунок 7.9. Удаление черновика приказа

    7.6 "Приказ - регистрация" PRO

    Назначение:
    Операция "Приказ - регистрация" осуществляет выполнение приказа.

    Кадровые операции, осуществляемые на основании приказов, выполняются автоматически после регистрации соответствующего приказа, при этом вся информация, содержащаяся в распорядительной части приказа заносится в соответствующие разделы Базы Знаний.

    Вызов PRO:
    Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - регистрация.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - регистрация.
    Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов.

    При выборе операции "Зарегистрировать приказ" система предлагает диалоговое окно для регистрации приказа (см. рисунок 7.10)



    Рисунок 7.10. Регистрация приказа

     

    После регистрации одного приказа на экран выводится сообщение об успешном проведении операции, диалог не закрывается и есть возможность зарегистрировать несколько приказов, не открывая каждый раз диалог заново.
    Приказ может быть зарегистрирован как текущим периодом, так и любым архивным (закрытым) периодом. При этом из черновика будет создан документ - приказ, который при регистрации текущим периодом будет отображен на панели текущих приказов по сотрудникам, по подразделениям или текущих командировок (в соответствии с видом приказа), а при регистрации в архив будет внесен в папку соответствующего архивного периода.

    При регистрации приказа возможно введение в систему новых архивных периодов через Менеджер периодов, вызываемый по кнопке .

    Поля диалога:
    Поле Назначение
    #^ Документ В этом поле выбирается приказ (из списка незарегистрированных приказов), который будет зарегистрирован.
    # сохранить в Отметка в этом поле указывает на то, что при регистрации будет создана электронная карточка приказа. При этом становится доступным для редактирования поле, в котором выбирается период (архивный или текущий), к которому будет отнесен данный приказ.
    # Регистр. номер В это поле вносится регистрационный номер документа.
    # Дата регистрации В это поле из календаря выбирается дата регистрации документа. По умолчанию подставляется текущая дата.
    Вывести карточку Пометка в этом поле обеспечит вывод карточки приказа на экран после его регистрации.

    Кнопки диалога:
    Кнопка Название Функция
    Регистрация При нажатии на эту кнопку будет произведена регистрация приказа.
    Выйти Служит для выхода из диалога.
    Менеджер периодов Вызов менеджера периодов для введения в систему новых архивных периодов.

    Результат:
    Вся информация, содержащаяся в распорядительной части приказа заносится в соответствующие разделы Базы Знаний.
    Внимание: Зарегистрированный приказ не может быть изменен.

    7.7 Операция "Приказ - открыть" PRO

    Назначение:
    Операция "Приказ - открыть" позволяет открыть любой текущий или архивный приказ.

    Если в системе существует электронная карточка этого приказа, то в результате проведения данной операции будет загружена эта карточка. Если в системе такого приказа нет, то содержание этого приказа будет восстановлено на основании информации, хранящейся в электронных карточках сотрудников и подразделений. При этом будет создана временная электронная карточка, которую в последствии можно сохранить.

    Вызов PRO:
    Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - открыть.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - открыть.
    Вариант 3. По кнопке на пользовательской панели инструментов.

    При выборе операции система предлагает диалоговое окно для формирования операции (см. рисунок 7.11).



    Рисунок 7.11. Открытие документа

    Поля диалога:
    Поле Назначение
    По фирме В этом поле из справочника выбирается фирма, по которой создается приказ.
    # Приказ № В это поле заносится номер приказа, который необходимо открыть. Если операция выполняется на открытой карточке сотрудника или подразделения, в которой выбрано некоторое предложение, содержащее ссылку на приказ, то при открытии диалога в поля "Приказ №" и "от" будут отражены реквизиты этого приказа. Далее пользователь может изменить эти значения.
    # от В это поле из календаря выбирается дата регистрации приказа, который необходимо открыть. После ввода номера и даты регистрации приказа система проверяет, есть ли электронная карточка этого приказа. Если в системе она есть, клавиша становится доступной, в противном случае становится доступной клавиша .
    восстановление только по текущей карточке Отметка в этом поле означает, что при отсутствии электронной карточки такого приказа восстановление его будет проводиться на основании информации содержащейся в открытой карточке (сотрудника или подразделения), если есть открытая карточка.

    Результат:
    При выполнении операции система открывает временную или существующую электронную карточку приказа.

    После заполнения всех необходимых полей по клавише система открывает карточку существующего приказа, затем необходимо ввести номер и дату несуществующего приказа и по клавише создать карточку приказа, содержание которого восстанавливается на основании информации, существующей в системе. В дальнейшем такая карточка может быть сохранена и будет храниться в системе наравне с карточками, созданными при регистрации приказа.

    7.8 Операция "Приказ - сохранить" PRO

    Назначение:
    Операция "Приказ - сохранить" позволяет сохранить восстановленный приказ в любой текущий или архивный период.

    Операция всегда вызывается на открытой карточке восстановленного приказа.

    Вызов PRO:
    Вариант 1. Меню → Операции → Приказы → Приказ - сохранить.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Приказы → Приказ - сохранить.

    При выборе операции система предлагает диалоговое окно для сохранения восстановленного приказа (см. рисунок 7.12), в котором отражены реквизиты этого приказа. По умолчанию система предлагает сохранить приказ в текущий период, однако пользователь может выбрать любой архивный период, учитывая вид приказа (по сотрудникам, по подразделениям, командировки). Из диалога предусмотрен вызов менеджера периодов. В том случае, если нужный архивный период в системе отсутствует, его можно добавить, вызвав Менеджер периодов.



    Рисунок 7.12. Сохранение восстановленного документа

    Система контролирует вид приказа на основании его содержания и не позволяет сохранить приказ, если вид приказа не соответствует архиву.

    Кнопки диалога:
    Кнопка Название Функция
    ОК При нажатии на эту кнопку будет произведено сохранение восстановленного приказа.
    Отмена Служит для отмены операции.
    Менеджер периодов Вызов менеджера периодов для введения в систему новых архивных периодов.

    7.9 "Менеджер периодов" PRO

    Назначение:
    В системе поддержано хранение документов, разделенных по временным периодам. Возможно закрытие текущего периода, т.е. перевод текущих документов в архив, а также создание новых архивных папок любых периодов времени для последующего сохранения в них восстановленных или регистрируемых приказов. Для осуществления этих операций используется менеджер периодов.

    Вызов PRO:
    Вариант 1. Меню → Операции → Менеджер периодов.
    Вариант 2. По кнопке на основной панели инструментов → Менеджер периодов.

    При выборе операции система предлагает пользователю диалоговое окно "Менеджер периодов" (см. рисунок 7.13). В центральной части этого окна отражена иерархия периодов, существующая в системе, а в нижней - предоставлена строка для ввода нового или редактирования старого наименования периода.



    Рисунок 7.13. Менеджер периодов

    Работа со структурой периодов аналогична работе с любой иерархией папок. Для перехода из структуры в поле ввода можно воспользоваться мышью или нажать клавишу "Enter".

    Кнопки меню диалога:
    Кнопки меню Назначение
    Создать Добавление нового периода в иерархию архивов.
    Удалить Удаление всех документов, содержащихся в папке соответствующего периода. Папка периода при этом остается.
    Переименовать Изменение названия папки периода.
    Закрыть период Создание архивной папки, в которую заносятся все документы соответствующего вида текущего периода.
    Выход Закрытие окна "Менеджер периодов"

    Результат при закрытии периода:
    После выполнения операции в системе в папке "архивный приказ" появятся папки, содержащие приказы текущего (закрываемого) периода по сотрудникам, по подразделениям или по командировкам (в зависимости от выбранной папки текущих приказов). При этом откроется новая папка текущих приказов по сотрудникам, по подразделениям или командировок, куда начиная с этого момента, будет проходить регистрация соответствующих текущих документов.

    Закрытие текущего периода производится отдельно для каждого вида приказа, т.е. закрытие текущего периода для приказов по сотрудникам не связано с закрытием текущего периода для приказов по подразделениям или по командировкам.

    7.10 «Печать приказов»

    Назначение:
    Операция «Печать приказов» предназначена для быстрого просмотра и печати приказов по отдельному сотруднику или подразделению.

    Вызов:
    Персонал-Биз Персонал-Про Персонал-Про (ЭД)
    Меню → Отчеты → Печать приказов по карточке. По кнопке на пользовательской панели инструментов.
    По кнопке на Панели инструментов.
    По кнопке из диалога Журнал сотрудников.
    Примечание. Операция вызывается при открытой карточке сотрудника или подразделения.



    Рисунок 7.14. Диалог «Печать приказов»

    Приказы отображаются в хронологическом порядке: от самого последнего до самого первого приказа. Для печати приказа в универсальной форме необходимо два раза щелкнуть на требуемом приказе, после чего система сгенерирует соответствующий приказ и загрузит его в Microsoft Word. Для печати приказа можно выбрать необходимую форму из списка печатных форм. Для этого нажмите правой клавишей мыши на необходимом приказе, и система предложит полный список печатных форм, из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. По правой клавише мыши открывается меню со списком возможных приказов, из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. Система откроет приказ только на имя выделенного сотрудника, даже если приказ содержит список сотрудников.



    Рисунок 7.15. Меню «Печать приказов»

    Описание меню "Печать приказа":
    Приказ (список) Печать приказа с разбивкой на разделы по видам объектов (подразделения, сотрудники, ШР).
    Приказ Печать приказа, в котором каждая формулировка представлена отдельным разделом.
    Дисциплинарное взыскание Печать приказа с формулировкой о дисциплинарном взыскании.
    Изменение штатного расписания (форма 1) Печать приказа, в котором отражены изменения в ШР относительно предыдущей сохраненной версии ШР. Вид - таблица с разделением по видам категорий персонала.
    Изменение штатного расписания (форма 2) Печать приказа, в котором отражены изменения в ШР относительно предыдущей сохраненной версии ШР. Вид - заполненный бланк с последовательным перечислением изменений в ШР.
    Командировка служебное задание (Т10а) Печать служебного задания в командировку для сотрудника.
    Командировка сотрудника (Т9) Печать приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку.
    Командировочное удостоверение (Т10) Печать командировочного удостоверения.
    Отпуск записка-расчет (Т60) Печатается записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
    Отпуск сотрудника (Т6) Печатается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.
    Отпуск сотрудников списком (Т6а) Печать приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска списку работников.
    Перевод сотрудника (Т5) Печать приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.
    Перевод сотрудников списком (Т5а) Печать приказа (распоряжения) о переводе списка работников на другую работу.
    Поощрение сотрудника (Т11) Печать приказа на поощрение сотрудника.
    Поощрение сотрудников списком (Т11а) Печать приказа на поощрение для списка сотрудников.
    Прием на работу (Т1) Печать приказа (распоряжения) о приеме на работу.
    Прием на работу списком (Т1а) Печать приказа (распоряжения) о приеме на работу списка сотрудников.
    Увольнение записка-расчет (Т61) Печать записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора.
    Увольнение сотрудника (Т8) Печать приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора.
    Увольнение сотрудников списком (Т8а) Печать приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора для списка сотрудников.

    Содержание | Наверх